ACTIVIDADES OBLIGATORIAS
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ACTIVIDADES DESARROLLO
1. Concepto y etapas del proceso de planificación.
Todo proceso de planificación determina ocho etapas.
Diagnóstico de la situación: deberemos llevar a cabo un exhaustivo análisis interno de la empresa y externo de su entorno para diagnosticar la situación actual en la que se encuentra.
Fijación de objetivos: deberemos determinar tanto los objetivos principales como los secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender.
Establecimiento de premisas: establecer una serie de suposiciones lógicas sobre la situación de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsión sobre lo que ocurrirá con aquellas variables no controlables por la empresa y, que de alguna forma, pueden afectar a la consecución de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles.
Determinación de líneas de acción: deberemos pensar también en las estrategias. Determinaremos las vías de actuación principales y alternativas que consideremos óptimas para alcanzar los objetivos fijados.
Evaluación de las líneas de acción: deberemos analizar las fortalezas y las debilidades de cada una de las estrategias identificadas para saber con qué contamos y qué debemos tener en cuenta.
Elección de una línea de acción: deberemos elegir el conjunto de estrategias y alternativas que nos proporcionen mayores garantías de éxito.
Elaboración de planes derivados: deberemos desarrollar una serie de planes anexos que sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por grupos de actividad.
Presupuesto: por último, deberemos cuantificar el plan en unidades monetarias.
2. El organigrama: concepto y clasificación.
La organización es el diseño y mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinación de los roles que debe cumplir cada persona que integra la empresa, así como de las relaciones que se establecen entre ellas. El objetivo. Es maximizar los resultados que se obtienen de la colaboración, trabajo y relación de todos los integrantes de una empresa.
La función de organización
Consiste en establecer los diferentes roles organizacionales de forma lógica y eficaz y en crear una estructura que constituya un medio eficaz para alinear las diferentes actividades a llevar a cabo para conseguir los objetivos propuestos.
Se divide la función de organización en dos partes:
a) Roles organizacionales:
Los objetivos asignados a cada persona deben cumplir todas las características de los objetivos (coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender).
Las actividades a realizar por cada persona deben estar perfectamente delimitadas y claras para quien las deba ejecutar.
La determinación de áreas y niveles de autoridad de cada persona.
b) Creación de estructura:
Dividir las actividades totales de la empresa en grupos de actividades que contribuyan a alcanzar los objetivos marcados.
Asignar a cada grupo de actividad una persona responsable con la finalidad de que supervise el trabajo de cada integrante del grupo.
Coordinar horizontal y verticalmente toda la estructura creada.
Clasificación de la organización
Existen dos tipos de organización; la formal y la informal.
Organización formal: la organización es formal cuando las personas que la constituyen colaboran entre sí para alcanzar una serie de objetivos previamente definidos y comunes.
Organización informal: la organización es informal cuando no persigue de forma consciente objetivos comunes. Es decir, no se han establecido objetivos comunes para todos los individuos, sino que se han determinado objetivos individuales para cada uno de ellos.
3. Principales escuelas de organización del trabajo
Las empresas no tuvieron necesidad de organizar el trabajo hasta el siglo XIX, en la Revolución Industrial, con la finalidad de obtener una mayor productividad. A comienzos del siglo XX las principales escuelas del pensamiento económico estudiaron el tema de la organización de la empresa: sus teorías tuvieron y tienen en la actualidad una gran influencia en el funcionamiento de las empresas. Dos de las escuelas más influyentes fueron: la organización científica del trabajo y la escuela de relaciones humanas.
Organización científica del trabajo: Los teóricos de esta escuela consideran que la organización de la empresa puede ser totalmente planificable y que puede funcionar tal y como esté previsto en su estructura. Los autores más destacables de esta escuela son Taylor y Fayol.
a) Taylor: A él se deben las primeras teorías de la organización científica del trabajo que se basaban en los siguientes principios fundamentales: análisis y diseño de cargos y tareas, especialización de funciones, descentralización de responsabilidad, racionalización del trabajo, eliminando tiempos ociosos y ahorrando movimiento de los trabajadores, incentivos salariales basados en la productividad. Estos criterios llevan a considerar al trabajador como una máquina y se eliminan sus posibilidades de creatividad. Este sistema en sus inicios fue bien acogido tanto por los empresarios como por los trabajadores, ya que ambos obtenían beneficio (1000 tornillos/hora à 1200 tornillos/hora + 20 dólares en salario). Después, los trabajadores protestaron por la monotonía del trabajo. Taylor experimentó sus teorías al dirigir un taller de maquinaria en una empresa industrial siderúrgica de Filadelfia.
b) Fayol: Este autor elabora un conjunto de principios administrativos que tienen por objeto la dirección de la empresa en su conjunto. Según su criterio, en cualquier empresa todas las operaciones pueden dividirse en seis funciones diferenciadas: administrativa, técnica, comercial, financiera, contable y de seguridad. Propone la estructura jerárquica de la empresa. Ésta debe tener un único jefe del que dependan todos los trabajadores que trabajen en ella. Considera que la función administrativa es la más importante porque según su criterio administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Al frente de cada función debe haber un jefe que a su vez dependa del jefe de la empresa. Los principios de Fayol son: división del trabajo, jerarquía bien definida, unidad de mando y dirección, remuneración equitativa y satisfactoria, equilibrio entre autoridad y responsabilidad.
Escuela de las relaciones humanas: Esta escuela surgió como consecuencia de las críticas que tuvo la aplicación de la teoría de la organización científica del trabajo y uno de sus autores pioneros fue Elton Mayo. Este investigador considera que es importante que el trabajador se encuentre motivado en su trabajo, porque de este modo se puede conseguir mayor productividad y en general mejorar los objetivos que la empresa se plantea.
Este autor hizo experimentos en la empresa Western Electric. Comprobó que los trabajadores aumentaban su rendimiento si se realizaban descansos, si se les ponía música de ambiente o si se les explicaba la importancia de su trabajo. Llegó a la conclusión de que existían incentivos distintos a los materiales, es esencial la atención de la empresa hacia el trabajador y el hombre no se puede programar como una máquina. En la actualidad lo que predomina es una adaptación de estas dos escuelas y de otras que surgieron posteriormente (motivación conducta humana – 1960 – Maslow y Herzberg).
4. La teoría X y la teoría Y de McGregor.
Son dos teorías contrapuestas de dirección que representan dos visiones distintas del trabajo y las formas de dirección.
Teoría x:lleva implícitos los supuestos del modelo de F. W. Taylor, y presupone que el trabajador es pesimista, estático, rígido y con aversión innata al trabajo evitándolo si es posible, y considera que para alcanzar los objetivos de la empresa, él debe presionar, controlar, dirigir, amenazar con castigos y recompensar económicamente.
Teoría y :se caracteriza por considerar al trabajador como el activo más importante de la empresa. A los trabajadores se les considera personas optimistas, dinámicas y flexibles. El directivo piensa que, por término medio, los trabajadores pueden disfrutar y realizarse en el trabajo.
5. La organización formal e informal.
Organización formal
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada.
Organización informal:
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.
6. Describa los siguientes modelos organizativos: modelo lineal o jerárquico y modelo
funcional.
- Modelo lineal o jerárquico: se basa en el principio de la jerarquía y en el mantenimiento de la unidad de mando. Con ello se refuerza el principio de autoridad y la estructura se orienta burocráticamente hacia el proceso de la misma, para el caso de empresas de cierto tamaño. Es aconsejable para PYMES con explotaciones simples o con un sistema técnico poco sofisticado técnicamente, dada su eficacia en la supervisión de las tareas y el control de los resultados, aparte de ser una estructura de bajo coste de funcionamiento.
- Modelo funcional: se apoya en la máxima utilización de los especialistas funcionales en los niveles jerárquicos principales. El objetivo es incrementar la productividad de la empresa gracias a la especialización, por lo que a los puestos jerárquicos se les despoja de cierta autoridad y responsabilidad en favor de dichos especialistas. Por lo tanto, la estructura se aplana o se desarrolla en su base operativa
7. La función de control: concepto y fases.
Control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.
El término control se utiliza frecuentemente con las siguientes variantes:
Función restrictiva y coercitiva. Utilizado para evitar ciertos desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. En este sentido, el control tiene carácter negativo y limitante y muchas veces se interpreta como coerción, delimitación, inhibición y manipulación. Es el denominado control social aplicado en la sociedad y en las organizaciones para inhibir el individualismo y la libertad personal.
Sistema automático de regulación. Utilizado para mantener cierto grado constante de flujo de modo automático, o el funcionamiento de un sistema. Es el caso del proceso de control automático en las refinerías de petróleo y las industrias químicas de procesamiento continuo y automático. El mecanismo de control detecta posibles desvíos o irregularidades y proporciona, automáticamente, la regulación necesaria para volver a la normalidad. Cuando algo está bajo control, significa que está dentro de lo normal.
Función administrativa. Forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.
8. La teoría de las necesidades de Maslow.
La escala de las necesidades se describe como una pirámide de cinco niveles: los cuatro primeros niveles pueden ser agrupados como «necesidades de déficit» (deficit needs o D-needs) (primordiales); al nivel superior lo denominó por última vez «autorrealización», «motivación de crecimiento», o «necesidad de ser» (being needs o B-needs).
La idea básica es: sólo se atienden necesidades superiores cuando se han satisfecho las necesidades inferiores, es decir, todos aspiramos a satisfacer necesidades superiores. Las fuerzas de crecimiento dan lugar a un movimiento ascendente en la jerarquía, mientras que las fuerzas regresivas empujan las necesidades prepotentes hacia abajo en la jerarquía. Según la pirámide de Maslow dispondríamos de:
Necesidades básicas
Son necesidades fisiológicas básicas para mantener la homeostasis (referentes a la supervivencia):
Necesidad de respirar, beber agua (hidratarse) y alimentarse.
Necesidad de dormir (descansar) y eliminar los desechos corporales.
Necesidad de evitar el dolor y tener relaciones sexuales.
Necesidad de mantener la temperatura corporal, en un ambiente cálido o con vestimenta....
Necesidades de seguridad y protección
Surgen cuando las necesidades fisiológicas están satisfechas. Se refieren a sentirse seguro y protegido:
Seguridad física (asegurar la integridad del propio cuerpo) y de salud (asegurar el buen funcionamiento del cuerpo).
Necesidad de proteger tus bienes y tus activos (casa, dinero, automóvil, etc.)
Necesidad de vivienda (protección).
Necesidades sociales
Son las relacionadas con nuestra naturaleza social:
Función de relación (amistad).
Aceptación social.
Necesidades de estima
Maslow describió dos tipos de necesidades de estima, una alta y otra baja.
La estima alta concierne a la necesidad del respeto a uno mismo, e incluye sentimientos tales como confianza, competencia, maestría, logros, independencia y libertad.
La estima baja concierne al respeto de las demás personas: la necesidad de atención, aprecio, reconocimiento, reputación, estatus, dignidad, fama, gloria, e incluso dominio.
La merma de estas necesidades se refleja en una baja autoestima e ideas de inferioridad. El tener satisfecha esta necesidad apoya el sentido de vida y la valoración como individuo y profesional, que tranquilamente puede escalonar y avanzar hacia la necesidad de la autorrealización.
La necesidad de autoestima es la necesidad del equilibrio en el ser humano, dado que se constituye en el pilar fundamental para que el individuo se convierta en el hombre de éxito que siempre ha soñado, o en un hombre abocado hacia el fracaso, el cual no puede lograr nada por sus propios medios.
Autorrealización
Este último nivel es algo diferente y Maslow utilizó varios términos para denominarlo: «motivación de crecimiento», «necesidad de ser» y «autorrealización».
Es la necesidad psicológica más elevada del ser humano, se halla en la cima de las jerarquías, y es a través de su satisfacción que se encuentra una justificación o un sentido válido a la vida mediante el desarrollo potencial de una actividad. Se llega a ésta cuando todos los niveles anteriores han sido alcanzados y completados, o al menos, hasta cierto punto.
9. La gestión de la calidad en la empresa
El término gestión de calidad tiene significados específicos dentro de cada sector del negocio. Esta definición, que no apunta al aseguramiento de la buena calidad por la definición más general sino a garantizar que una organización o un producto sea consistente, tiene cuatro componentes :
-Planeamiento de la calidad
-Control de la calidad
-Aseguramiento de la calidad
-Mejoras en la calidad.
La gestión de calidad se centra no solo a la calidad de un producto o servicio, sino que a los medios para obtenerla. Por lo tanto, la gestión de calidad utiliza al aseguramiento de la calidad y el control de los procesos para obtener una calidad más consistente.